LE CENTRE DE CAPITALISATION DES CONNAISSANCES

4 Mars 2012 , Rédigé par francoischarles Publié dans #management

« Bonjour. Bienvenue dans notre tout nouveau bâtiment C31.
Vous pourrez allumer de nouveau vos téléphones portables et
appareils électroniques en ressortant. La visite se déroule en
deux parties : la collecte consciente et la collecte inconsciente.
» Chaque collaborateur et employé a accepté, en entrant
dans l’entreprise, de signer un accord auprès du CNCL2, pour
l’extraction et l’exploitation de ses informations avec droit de
rétractation et, par conséquence, le cas échéant, obligation de
démission ou de cantonnement dans des tâches annexes.

tiré des Fabliaux du Management par François CHARLES

» Nous avons mis en place ce centre après avoir constaté que,
d’une part, plus de 50 % des informations que nous cherchions
étaient déjà connues de nos collaborateurs et que, d’autre part,
cette information était difficilement écrite, partagée, échangée,
divulguée, du fait d’une absence de sensibilisation, d’un
manque de temps ou d’une réticence à communiquer.
» L’objet est simple : nous extrayons la connaissance
professionnelle et orientons l’information à la fois vers des bases
de données pour exploitation ultérieure en fonction de la
demande, et vers les collaborateurs eux-mêmes, du moins ceux
qui répondent à un certain nombre de critères sécurisés, selon
leur code de confidentialité. Les mises à jour sont effectuées
tous les deux mois.

1 C3 : Centre de capitalisation des connaissances (imaginaire bien sûr… pour
l’instant).
2 Conseil national cerveau & liberté (imaginaire toujours, dérivé de la CNIL).

» Depuis cinq ans que ce procédé existe, nous avons obtenu
des résultats fulgurants. De par une meilleure connaissance de
notre environnement mais également de par une meilleure
consolidation de nos capacités, notre développement à doublé.

En outre, le papier a quasiment disparu.
» Nous sommes titulaire d’un brevet pour cette méthode
d’extraction et de retransmission dont nous sommes particulièrement
fiers.
» La méthode est la suivante : les collaborateurs ayant accepté
de participer activement nous consacrent une heure. Nous les
installons dans une des machines C3. L’extraction comme
l’injection sont réalisées au repos et sont indolores. Les collaborateurs
qui ont accepté le principe sans vouloir participer
activement sont traités sans qu’ils s’en rendent compte dans des
lieux que je garderai secrets. Je n’ai pas dit à leur insu : ils sont
au courant du procédé. Ils ne peuvent cependant pas bénéficier
en retour de l’injection automatique d’informations, et sont donc
obligés de consulter eux-mêmes l’ordinateur central, notamment
pour les mesures ou décisions concernant le fonctionnement de
l’entreprise. Ce choix est délicat pour le collaborateur, car nous
considérons que désormais nul n’est censé ignorer l’information.
» Des questions ? »

Une sonnerie retentit soudain. Téléphone ? Alarme ? Non,
simplement celle du réveil !
« Oh, quel rêve ! », pensa Paul. Il se remémora rapidement
la tâche qui lui avait été confiée dans l’entreprise et les réticences
qu’il percevait déjà. « Si nous installions un tel système, pensat-
il, la filière IDC serait valorisée et réellement stratégique. En
attendant, une meilleure communication des besoins ne pourra
que bonifier mon travail. »

Enseignement

J’aurais pu prendre l’exemple type du nouvel arrivant sur une
tâche particulière exercée par un prédécesseur parti sans laisser
de consignes, et trouvant une armoire pleine mais plus aucun
fichier informatique. Comment peut-il s’y prendre ?
Les obstacles viennent souvent d’une absence de sensibilisation
(ce n’est pas mon affaire, tout existe déjà), de reconnaissance
(ce n’est pas un travail noble, il n’a pas d’impact à court terme),
d’explication des enjeux d’une telle capitalisation et de son utilité.
Vient ensuite l’obstacle temps (alors qu’utiliser 5 % de son temps
régulièrement à transmettre peut en économiser 40 % en
quantité et en qualité le moment venu), puis l’obstacle du
pouvoir, comme dans tout système d’information (réticence à
partager, à montrer, peur de la médiocrité – pourquoi me poset-
il cette question ? Sa place est-elle légitime ? Le chef validet-
il la démarche ?). Suivent enfin les obstacles méthode et outils.
L’écueil final restant les aspects de qualité et de quantité (trop
d’info tue l’info…).

L’intelligence, la documentation, le renseignement et
l’exploitation des connaissances semblent enfin prendre une
place méritée dans l’entreprise. Mais vous, où en êtes-vous ?
Avez-vous enfin décidé à utiliser les bienfaits de la capitalisation
des connaissances ou attendez-vous d’être racheté pour vous la
faire imposer ?

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